En la
actualidad existe la tendencia en la sociedad hacia los cambios en todas las
áreas de vida, en lo que respecta a la transformación de los
procedimientos de organización de la información no es la
excepción.
Por lo que
se percibe no hay duda, de que se está entrando a una nueva era y que el
mundo no será más de lo que fue en su pasado, ya que en esta
nueva etapa el cambio tecnológico tan acelerado nos muestra un panorama
alentador.
Dado esto la
digitalización ha avanzado de tal manera que los que en algún
momento vivieron en una época anterior, si no realizan los cambios
requerido no pueden seguir cada una de las novedades que se han multiplicado
cada vez a una velocidad vertiginosa y que se está produciendo cada vez
mas información que la creada en años de historia de la sociedad
misma.
Entonces la
transformación ha pasado a ser no sólo por comprobar si la
sociedad será capaz de reunir cada vez más y más datos y
de enfrentar los problemas que se pueden generar, sino de ver si puede
seleccionar aquello que le contribuirá más beneficios.
Debido
entonces a todos estos cambios tecnológicos, la información sigue
aumentando y los países empiezan a realizar los cambios necesarios que
les permita mantenerse al nivel adecuado de esta.
Derivado del
contexto anterior lo que mejor se puede hacer es aceptar los nuevos cambios,
así como prepararnos para vivir esta transformación
tecnológica importante, y estar dispuestos a experimentar, para que nos
permita descubrir los nuevos
valores así como a participar más activamente en el diseño
de nuestro entorno y en el de nuestros hijos es invariable que la
sustitución de los modelos e instituciones anteriores por llamarse
así, que a partir de ahora tendrían que estar al servicio de una
sociedad más digital.
Al entrar en
terrenos desconocidos para muchas personas es importante que se presente y se
identifique que aunque no valoremos en generalidad los beneficios de esta
transformación, se reflexione en forma propositiva la necesidad de esto.
Tomando en
cuenta todo el contexto referido como parte de las necesidades de una
organización para la elaboración de mejoras en sus procedimientos
de resguardos y procesamiento de datos, en forma general se podría
proponer lo siguiente:
Si se
identifica que existen problemas en los procesos que están establecidos
para la gestión de información como; falta de rapidez, nitidez,
deterioro por el exceso de tiempo almacenado, lentitud de búsquedas,
perdida de documentos y falta de espacio en donde almacenarlos (Archivarlos),
se puede proponer los siguientes criterios que les permita realizar la
transformación hacia la digitalización de la información.
Es importante tomar en cuenta la usabilidad
del contenido de la información ya sea textos, gráficos, audio,
video, que permita la elección del formato a utilizar y las
características del mismo.
Cuáles son los objetivos y
competencias de la información para la elección de los formatos a
utilizar.
Identificar las ventajas y las facilidades de
uso.
Organizar todos los elementos que permitan
facilitar la búsqueda.
Tomando en
cuenta esos criterios se podrá establecer cuáles serán los
tipos de formatos a utilizar que permita resolver la problemática
planteada, ya sea para textos, imágenes, audio o videos.
Características
de formatos electrónicos
IMÁGENES
o Claridad de resolución
o Soporte de efectos y tipografías
o Mantenimiento en colores.
AUDIO
o Fidelidad de audio
o Aumento de múltiples canales
o Soporte descargable
o
Duración
VIDEO
o Claridad de Video
o Nitidez
o Fidelidad
o Múltiples canales de sonido
TEXTOS
o Integridad del texto
o Edición
o Lectura
o Duración
Para
concluir; la propuesta en concreto es el dar a conocer los beneficios de la
utilización de formatos electrónicos para el manejo de la
información de la empresa, conforme al marco teórico
anteriormente descrito, para que dentro de lo posible; entre otras cosas se
pueda llegar a eliminar la utilización del papel, esto puede llevar
algún tiempo, debido a que en nuestra cultura existe todavía la
idiosincrasia de imprimir, así como lectura, almacenaje, manejo,
comprobación de la documentación en papel, lo que nos ha llevado
a un tortuguismo casi como el existente en la burocracia.
Para
ejemplificar esta propuesta a continuación se presenta la siguiente
tabla de beneficios, aplicaciones, formatos en cuanto al tipo de contenido de
la información que permita buscar la solución más
idónea:
|
CONTENIDO |
APLICACIONES / BENEFICIOS |
FORMATOS |
|
TEXTO |
Buena Resolución, Calidad, Rapidez
de corrección, disminución de espacio físicamente,
transportabilidad, seguridad, respaldos. |
DOC(*) --> Microsoft Word |
|
AUDIO |
Los archivos de audio son todos los que
contienen sonidos (no solo música). Las diferentes extensiones
atienden al formato de compresión utilizado para convertir el sonido
real en digital.
Su alta calidad lograda en su
pequeño tamaño lo hace el favorito de la mayoría de los
usuarios para comprimir su música y compartirla en red. |
AIF --> Winamp |
|
VIDEO |
Los formatos de video no sólo
contienen imágenes sino también el sonido que las
acompaña. Es bastante habitual que al intentar visualizar un
vídeo no podamos ver la imagen aunque sí oigamos el sonido.
Esto es debido al formato de compresión utilizado en ellos que puede
no ser reconocido por nuestro computadora -- AVI: El formato de video más
extendido en Internet. La Calidad y tamaño son sus mayores
propiedades reconocidas. -- MOV: Es el formato estándar de video
de Macintosh y es altamente utilizado en vídeos para reproducir en
páginas web. -- MPEG: siglas de "Moving Pictures
Experts Group" también se encuentra como MPG |
ASF --> Windows Media |
|
IMAGEN |
Poco hay que decir de las imágenes y
de sus formatos salvo que cada uno de ellos utiliza un método de
representación y que algunos ofrecen mayor calidad que otros. También cabe destacar que muchos
programas de edición gráfica utilizan sus propios formatos de
trabajo con imágenes. -- BMP: Extensión que nace del
nombre de este formato BitMaP o Mapa de Bits, gran calidad pero tamaño
excesivo no suele ser muy utilizado en Internet por su carga lenta -- JPEG: También se le ve como JPE y
sobre todo como JPG es uno de los más extendidos, por su compresión
y calidad, en páginas webs para logotipos y cabeceras -- GIF: Este formato cuenta con
características que lo hacen ideal para el uso en páginas web,
como es la posibilidad de darle un fondo trasparente o insertarle movimiento. |
BMP(*)--> XnView / ACDSee PEG(*)--> XnView / ACDSee |
Fuentes
Sangrá,
Joseph / María Pinto, José. “Características del
soporte digital”. Documento proporcionado en los recursos de la
Universidad de Guadalajara.
http://es.kioskea.net/contents/systemes/format.php3
http://es.scribd.com/doc/3505417/Tipos-y-Formatos-de-Archivo
